Vervene

Stillingsbeskrivelser for styret fra og med høsten 2021

HS – Hovedstyre

Leder:

Jobben som Leder av linjeforeningen går ut på å ha overordnet ansvar over organisasjonen og styret. Det forventes at denne personen er rettferdig og alltid tar beslutninger som gagner linjeforeningen. Leder skal til enhver tid ha oversikt over arbeidet alle i styret gjør, samt arbeidet til andre linjeforeninger. Personen skal sørge for godt samarbeid mellom linjeforeningen og tilhørende institutt, generelt samarbeid med NTNU, og samarbeid med andre linjeforeninger på NTNU. 

Som Leder er det viktig at personen alltid jobber for linjeforeningens beste. Personen har siste ordet i alle saker som angår linjeforeningen hvis det er uenighet i styret vedrørende et vedtak. Lederen skal kalle inn til styremøter, skrive agenda, og sørge for at styremøtene er ryddige, profesjonelle, og strukturerte. Det forventes at Leder tar ansvar for å ta opp vanskelige ting med styremedlemmer underveis i semesteret, og kaller inn til samtale med den enkelte (hvis noe er galt). 

Leder skal alltid godkjenne all bruk av penger, sammen med Økonomiansvarlig. Dette kommer av at Leder står oppført som ansvarlig for linjeforeningens konto og drifter både i banken og i Brønnøysundregisteret. Det er også en del av Leders jobb å sørge for at det er harmoni, fellesskap og godt samarbeid innad i styret. Det er Leder sammen med Nestleder som har retten på å signere dokumenter på vegne av styret. 

Nestleder:

Jobben som Nestleder er i hovedsak å være Leders høyre hånd. Personen skal til enhver tid ha innsyn til alt Leder jobber med i forhold til linjeforeningen, og være såpass oppdatert på dette at han/hun relativt lett kan gå inn å gjøre samme jobb. Nestleder skal være Leders stedfortreder når Leder er utilgjengelig/bortreist etc. Personen skal også sørge for at alle i styret gjør arbeidsoppgavene sine, og informere Leder om arbeidet som blir gjort. Nestleder har de samme ansvarsområdene og myndighet til Leder når Leder ikke er tilstede. Nestleders jobb er ekstremt viktig, da det inngår å holde en balanse i styret; det er personens ansvar å sørge for at Leder ikke opptrer urimelig/uaktsomt mot styremedlemmer eller i saker som angår linjeforeningen.

Økonomiansvarlig:

Jobben til Økonomiansvarlig går ut på å holde orden på linjeforeningens økonomi. Det forventes at personen har fullstendig oversikt over bankkontoen, og vet hvor penger kommer og går til enhver tid. Personen skal føre et ryddig regnskap, ha orden på alle kvitteringer etter kjøp til linjeforeningen, sette opp budsjetter, og innvilge penger til de ulike i styret som søker dette til et arrangement eller lignende. Regnskapet skal (fra og med 2021) føres etter kalenderåret (01.01-31.12). 

Økonomiansvarlig står til ansvar for å betale alle regninger, og opprettholde en plettfri kreditt for linjeforeningen. Personen skal også ha oversikt over kommende budsjettår, og kontrollere at linjeforeningen alltid har nok penger på konto. Det inngår også i jobben å skrive søknader til penger som går direkte til linjeforeningen. Økonomiansvarlig har også ansvar for linjeforeningens posthylle på instituttet. Det er viktig at Økonomiansvarlig alltid har god oversikt over linjeforeningens økonomi, og har alt nedfelt i en egen økonomiperm. Siden 2017 er Økonomiansvarlig, sammen med Leder, også ansvarlig for bruk av Vipps og iZettle. 

Styremedlem:

Stillingen har vært en del av styret siden 2012, men ble konkretisert 28.02.2017 i form av dette dokumentet og revidert 14.09.2019. I tråd med konkretiseringen fra 2017 går Styremedlem-stillingen ut på å være kontaktperson for eksterne kanaler, samt hovedansvar for bedriftspresentasjon/karrieredag. Ideelt skal stillingen være delt på to personer. Arbeidsområde omfavner, men er ikke begrenset til: sponsorstøtte, bedriftspresentasjon, karrieredager, møter med eksterne samarbeidspartnere og dannelse av nye samarbeid. Styremedlemmene har også ansvar for å gjennomføre oppgaver gitt av Leder når det er behov for mer arbeidskraft. Styremedlemsvervet er derfor fleksibelt og beveger seg over forskjellige ansvarsområder. 

Sponsoransvarlig (styremedlem):

Som sponsoransvarlig har man ansvar for å søke om midler på vegne av linjeforeningen. 

Økonomiansvarlig har ansvaret for de søknader som gir midler direkte til linjeforeningen, mens Sponsoransvarlig har ansvaret for avtaler som inngår samarbeid mellom linjeforening og bedrift, som gir oss forskjellige goder. En vesentlig oppgave å kontakte bedrifter og informere dem om linjeforeningen og inngå diverse avtaler, både faste, midlertidige og periodiske sponsoravtaler. Det vil derfor være svært viktig å opprette god kommunikasjon, og selvsagt følge opp kontakten. I tillegg er det grunnleggende å kunne tilrettelegge for bedriften, slik at deres ønsker og visjoner treffes, for å nå målet om et sponsorsamarbeid.

Vervet går i hovedsak ut på å skrive søknader, e-postkommunikasjon og møter med eksterne. Det er også mulig man kommer borti litt annerledes avtaler, som for eksempel annonsert innlegg på Instagram/Instagramstory. I slike situasjoner er det nødvendig å forholde seg til markedsføringsloven, som man da må lese seg opp på. Ellers gjelder selvfølgelig øvrige lover i Norge med tanke på regnskap, budsjett og søknad, hvor uærlighet da selvsagt er ulovlig.

Faddersjefer (2 stk)

Faddersjefene har hovedansvaret for å arrangere fadderukene. For at de nye studentene skal få en best mulig start på studiet, legges det stor vekt på gjennomføringen av fadderukene. Faddersjefene sørger for å danne en fadderkomité, som vil hjelpe til med arrangeringen. Fadderkomitéen velges i andre semester. Faddersjefen er også sammen med leder ansvarlig for å ta imot de nye studentene på immatrikuleringen, og skal her holde et informasjonsforedrag for studentene. 

TILLEGGSVERV (Nytt fra 2021)

Tilleggsverv – Tillitsvalgt: 

(Grunnleggingsdato usikker, revidert første gang 14.09.2019, andre gang 16.06.2021) Tillitsvalgtvervet i styret er en tittel som kommer i tillegg til en annen mer sentral rolle i styret. Jobben til den Tillitsvalgte går ut på å sørge for at det alltid er rom for å prate om personlige problemer innad i styret. Hvis det oppstår en konflikt skal Tillitsvalgte ha samtaler med de det gjelder for å løse konflikten. Styremedlemmer kan til enhver tid gå til Tillitsvalgt med noe som plager dem vedrørende styret eller linjeforeningen. Tillitsvalgt har taushetsplikt, og det forventes at personen overholder denne. Det forventes også at personen er nøytral, tillitsfull, og tar hånd om problemet. Enten det gjelder en konflikt som ønskes løst, eller et annet problem, skal personen se til at det ordnes. 

Tillitsvalgt kan kalle inn til samtale med hvert enkelt styremedlem for å løse konflikter. Fra 2019 har også Tillitsvalgt ansvar for meldesaker, og diskuterer sakens gang i samarbeid med Leder (Nestleder om sak inkluderer Leder). Tillitsvalgt velges på allmøte av medlemmer i styret og komiteer. 

Kjelleransvarlig:

Dragvollkjellerens organisasjon er slik bygget at den driftes av et samarbeid mellom linjeforeningene, hvor disse frivillige utgjør ryggraden i deres drift. Kjelleransvarlig er Primetimes representant hos Dragvollkjelleren, og sørger for at relevant informasjon om kjellerstyrets aktiviteter når frem til styret, og omvendt. Hvis Dragvollkjelleren skal bookes til et arrangement, er det kun Kjelleransvarlig som skal være bindeleddet mellom linjeforeningen og kjelleren. 

3-4 som får opplæring i bartending og vakthold ved Dragvollkjelleren

Dette er nødvendig for at linjeforeningen skal få bruke Dragvollkjelleren til arrangementer for linjeforeningen. Disse vervene tildeles tre eller fire frivillige fra styret som ønsker å ta på seg stillingen, i tillegg til deres hovedstilling. 

Åreansvarlig

Åreansvarlig står for bookingen og organiseringen av Åre. Med hjelp fra resten av arrkom og styret skal Åreansvarlig arrangere vår årlige tur dit i januar/februar. Åreansvarlig skal ha kontroll på alle booking- og bestillingsdokumenter, og oversikt over hvem som skal være med, samt sammen med Økonomiansvarlig passe på at alle har betalt for seg. 

ARRKOM – Arrangementkomité

Arrangementsansvarlig:

Jobben som Arrangementansvarlig går ut på å lage sosiale arrangementer for linjeforeningens medlemmer. Dette kan være i form av fest, quiz, ball, avslutninger, paintball etc – det finnes (nesten) ingen grenser. Arrangementansvarlig er overhodet til Arrangementskomite, og står ansvarlig for komiteen. Det er viktig at arbeid fordeles jevnt slik at det ikke blir for mye/for lite på de inkluderte. 

Arrangementansvarlig skal sørge for en fungerende sosial atmosfære i linjeforeningen og skape gode arrangementer som appellerer til alle medlemmene. Det forventes at planlagte arrangement blir gjort i god tid og er gjennomførte. Personen har ansvar rundt all planleggingen av ulike arrangement; dato, tid, sted, tema etc. kommer under her. 

Arrangementsansvarlig skal søke penger fra styret til arrangementene sine, og føre nøye budsjett før dette overleveres til Økonomiansvarlig og Leder for godkjenning. Det er Arrangementsansvarlig sitt ansvar å sørge for at arrangementene er planlagte i god tid, slik at informasjon om dette kan gies ut til linjeforeningens medlemmer i relativt god tid.

Arrangementskomite:

Arrangementskomite er komiteen til Arrangementsansvarlig. De skal til enhver tid forholde seg til Arrangementsansvarlig, og sammen skal de skape gode sosiale arrangementer. Det er viktig at alle gjør jobben de får tildelt, og ikke slurver; arrangement som er halvveis kan gi linjeforeningen et dårlig rykte. 

Det er veldig viktig at Arrangementskomite og Arrangementsansvarlig føler eierskap over arrangementer; det er disse vervene som som står for fester og turer i regi av Linjeforeningen og deres felles ansvar til å sørge for at sammenkomsten blir suksessfull og appellerer til alle studentene. Arrangementskomiteen har ansvar for planlegging av arrangementer under Åre-turen i januar/februar, mens Arrangementskomite sammen med styret har ansvar for bestilling og planlegging av det praktiske. (Fra september 2021 er arrangementsassistenter endret tilbake til arrangementskomité) 

MEDIAKOM – Mediakomité

PR- og markedsføringsansvarlig 

Jobben til PR- og markedsføringsansvarlig går ut på å promotere og markedsføre linjeforeningen, linjeforeningens arrangement (både faglige og sosiale), og annen informasjon som er relevant for studentene på linjen. Personen skal sørge å opprettholde kontakten mellom linjeforeningen og medlemmene. Personen skal ha hovedansvar for organisering og bruk av Snapchat-konto, Instagram-konto og all Facebook-aktivitet. Fra september 2021 skal alle som ønsker få poste relevant innhold på våre sosiale medier. Dette innholdet skal igjennom PR- og markedsføringsansvarlig for godkjenning.

Det forventes at personen poster gjennomtenkte meldinger, og avgrenser informasjonen til det essensielle. Det forventes at PR- og markedsføringsansvarlig til enhver tid oppdaterer i tråd med hva som skjer i regi av linjeforeningen, eller annen informasjon som angår studentene på linjen. Personen skal sørge for at linjeforeningens mediekanaler har god standard og er lett tilgjengelige for linjeforeningens medlemmer. Det er viktig at vi har i bakhodet at vi er en linjeforening for mediestudier, og fokus på kvalitet på vårt innhold er viktig.

PR- og markedsføringsansvarlig har siste ord når det kommer til meldinger/beskjeder etc vedrørende mediekanalene og annen promotering, og trenger ikke godkjennelse fra styret for å gjøre denne jobben. PR- og markedsføringsansvarlig samarbeider med Grafiker og Podcastansvarlig, og med Journalist/fotograf og legger plan for innlegg på hjemmesiden.

Journalist/fotograf:

Journalisten har ansvaret for å publisere på nettsiden vår, samt holde orden og sørge for at den til alle tider ser bra ut og er oppdatert med relevant og korrekt informasjon. Journalisten er også linjeforeningens fotograf, og har ansvaret for å sørge for at det blir tatt bilder til sosiale medier fra ulike arrangementer og eventer. 

Grafiker:

Grafiker er et nytt verv fra september 2021. Grafiker skal utarbeide og sørge for at vår grafiske profil er fullstendig. Grafiker utarbeider også diverse grafikk som brukes på nettside, bannere til arrangementer på Facebook etc. Grafiker er i tillegg med på å utarbeide og bestille diverse merch for linjeforeningen, i samarbeid med resten av styret.

Podcastansvarlig: 

Podcastansvarlig har ansvaret for PrimPod og alt rundt produksjon, organisering, publisering og markedsføring av podcasten. Podcastansvarlig skal se til at podcasten følger offentlige retningslinjer, samt at innholdet ikke er upassende og er i henhold til hvordan vi som linjeforening skal oppfattes utad. 

STARTE KOMITE?

Ønsker du at Primetime skulle hatt en fotballkomité, turkomité, gamingkomité, strikkekomité eller en egen masterkomité, eller noe helt annet? 

Ta kontakt med leder.primetime@gmail.com!

Dette er noe du kan ta kontakt om året rundt, og styret er alltid åpne for å motta forslag til nye komiteer! Vi ønsker en linjeforening med stort fellesskap og samhold, og vi vil jobbe for at alle skal få engasjere seg i noe de har lyst til!